Une agence événementielle est un spécialiste de l’organisation des évènements. En d’autres mots, accompagner la clientèle dans la préparation et la réussite d’un évènement, que ce soit partiel ou complet, est sa tâche principale. En fonction des attentes de particuliers ou des entreprises, une telle agence peut s’occuper de la conception jusqu’à la réalisation de l’évènement. Quels les types d’évènements peuvent être organisés avec une agence événementielle ?
Un évènement professionnel : un évènement à organiser avec une agence événementielle
Pour profiter pleinement de son évènement d’entreprise sans avoir à se soucier des tonnes de travail à faire, le recours à une agence événementielle est recommandé. D’ailleurs, une telle agence adresse ses services aux entreprises, aux associations, aux établissements scolaires et aux entités publics. Elle peut organiser différents types d’évènements professionnels comme les formations, les congrès, les conférences, les conventions d’entreprise, les teams building, les salons, les séminaires, les voyages d’affaires, etc.
Les missions de l’agence événementielle dans une telle organisation sont nombreuses. Celle-ci identifie et classe les besoins de l’entreprise. Un chef de projet s’occupe ensuite de monter le projet tout en se chargeant de l’aspect commercial. L’agence événementielle à Lyon fournit également des conseils concernant les meilleures méthodes à adopter en fonction des attentes de l’entreprise et de sa stratégie de communication. Elle intervient aussi dans la recherche des prestataires de service et aide son client à en faire le choix. Enfin, elle prend en charge la logistique, les documents administratifs ainsi que la coordination de toutes les tâches des prestataires durant le jour J.
Un évènement particulier : un domaine d’expertise d’une agence événementielle
La prestation d’une agence événementielle ne se limite pas aux évènements professionnels. En effet, elle peut aussi prendre en charge l’organisation des plus grands moments de la vie des particuliers. Une telle agence peut, par exemple, proposer son accompagnement dans la préparation des fêtes de naissance, de baptême, d’anniversaire, de babyshower, de fiançailles ou de mariage. À noter que ces évènements privés ne s’improvisent pas.
Une Agence événementielle à Lyon peut se charger d'un projet, de A à Z. En fonction de l’ampleur de l’évènement à préparer, l’organisation se fait entre 1 et 18 mois à l’avance. Pour ce faire, l’agence établit un plan d’action selon les besoins de son client. En se basant sur l’attente et le budget de ce dernier, elle peut s’occuper de la recherche de la salle de réception et des diverses prestataires comme la décoratrice, le fleuriste, l’animateur… Le jour J, une agence événementielle peut déployer une équipe pour se charger de la logistique et coordonner les prestataires.
Un évènement digital ou hybride : une spécialité d’une agence événementielle digitale
Une agence événementielle spécialisée dans le digital peut prendre en charge tous les évènements privés ou professionnels qui sont organisés sur internet. Il peut s’agir d’un lancement de produit, d’une promotion de vente, d’une assemblée générale, d’une convention, d’une conférence, d’une réunion, d’une formation webinaire, d’un atelier, d’un live streaming ou autre.
Pour ce faire, une agence événementielle lyonnaise peut créer une plateforme digitale intuitive spécialement conçue pour l’évènement. Il est aussi probable qu’elle propose à son client un choix de prestataires disposant de meilleures plateformes. Mis à part cela, une telle agence conseille l’entreprise ou le particulier sur le choix des lieux. Le jour J, elle met à disposition de son client une équipe qui s’assure du bon déroulement de l’évènement.
Pour information, un évènement digital reprend des principes semblables à un évènement physique. Il offre l’occasion de vivre des émotions et des moments similaires sans se soucier de la contrainte de lieu. La grande différence, c’est que ce type d’évènement utilise le potentiel des outils digitaux. Dans ce cas de figure, une agence événementielle propose généralement un concept digital qui est bien pensé pour que le côté humain prenne toujours le dessus.
Les bonnes raisons de se fier à un professionnel pour l’organisation de son évènement
Quel que soit le type d’évènements, l’équipe d’experts déployée par une agence événementielle pour l’organisation est compétente et expérimentée. Certaines agences se spécialisent même dans un domaine spécifique pour offrir à leur clientèle des services personnalisés. Dans tous les cas, pour répondre aux besoins des clients, un prestataire dans l'événementiel met à la disposition de sa clientèle une équipe marketing et communication, un chargé de relations publiques et un chef de projet.
Dans le domaine professionnel, confier l’organisation de son évènement à une agence événementielle permet de garantir le succès de l’entreprise. En effet, un évènement d’entreprise est souvent considéré comme une action de communication. Il doit donc être réussi et marquer les esprits. Pour ce faire, le savoir-faire et la créativité doivent être les maîtres mots dans toutes les phases de l’organisation.
L’agence peut garantir que l’évènement soit bien préparé. Elle s’assure également du bon déroulement du jour J. En cas d’imprévu de dernière minute, un tel expert peut toujours anticiper pour trouver la meilleure solution. Les services fournis par l’agence événementielle sont aussi de haute qualité. Ils peuvent ainsi apporter une forte valeur ajoutée à l’évènement. Mis à part cela, ces prestations s’adaptent généralement à la tendance actuelle. Elles sont également spécifiques au type d’évènements organisés.
Faire appel à une agence événementielle pour organiser des évènements privés permet aux particuliers de gagner du temps et de se concentrer sur d’autres choses. En effet, préparer une fête est une tâche fastidieuse, il est donc mieux de déléguer une partie ou l’ensemble des tâches. Cette option est aussi une assurance de respecter le budget établi dès le départ, de profiter d’un évènement innovant et pertinent, mais aussi d’éviter le stress permanent de la préparation.
Les critères à considérer pour mieux choisir une agence événementielle
Pour réussir l’organisation de son évènement, le choix d’une agence événementielle doit se faire avec beaucoup de précautions. Le client doit se renseigner précisément sur chaque prestataire et s’attarder sur quelques points comme la typologie d’évènements, la taille et le nombre par an d’évènements organisés par l’agence. Il faut aussi s’informer sur le portefeuille client de l’agence, c’est-à-dire demander ses références. Le professionnalisme et l’expertise d’une agence événementielle peuvent être analysés à travers la qualité, le nombre et la notoriété de ses clients.
Outre cela, l’annonceur peut parcourir les avis des clients de l’agence événementielle, que ce soit sur son site web, sur les réseaux sociaux ou dans les forums de discussion sur internet. Lors du premier contact avec l’agence, il doit également être attentif à la capacité d’écoute, l’enthousiasme, le dynamisme et la compréhension que présente le responsable. En effet, ressentir une synergie est nécessaire pour assurer que la communication soit fluide. Une confiance qui s’établit est un gage de bonne collaboration. Enfin, il faut aussi s’attarder sur la créativité et la compétence de l’agence événementielle.