Pour les créateurs d’entreprise, le plus difficile à gérer porte sur la gestion de la comptabilité, surtout les factures. Les sociétés doit choisir d’utiliser les solutions informatiques comme le logiciel de facturation pour faciliter ses travaux et pour la modernité, la praticité et la commodité. Cet outil permet à gérer et sécuriser l’édition, le stockage et l’émission de toutes vos factures. Il permet également à améliorer le suivi de vos activités commercial et vos images de marque. Parmi les différentes solutions disponibles sur le marché, il n’est pas facile de faire le bon choix. Pourtant, un logiciel de facturation doit se sélectionner avec le plus grand soin et la plus grande minutie. Quelques critères doivent prendre en compte.
Identifier les besoins précis de l’entreprise
Il existe de différentes formes de logiciels de facturation. C’est pour cette raison que vous devez identifier concrètement vos besoins avant de le choisir. D’abord, il faut savoir l’organisation comptable de l’entreprise. S’agit-il d’une gestion de comptabilité interne ou par un expert-comptable ? Si l’entreprise veut la gérer elle-même, il est conseillé de choisir un pack tout-en-un. Pour les petites et moyennes entreprises, il est préférable d’opter pour les solutions simples d’utilisation. Vous devez vous concentrez sur les fonctionnalités fondamentales pour vous aider dans votre gestion de la facturation comme la gestion de fichiers client, édition des devis ainsi que l’inclusion des mentions légales dans l’ensemble de vos dossiers et suivi des impayés. Pour les TPE, vous pouvez choisir les solutions qui vous permettent de faire le suivi des paiements ainsi que votre position financière. Ainsi, vous pouvez surveiller de près les impayés qui peuvent survenir en étant prévenir les retards de versements le plutôt possible. Et pour les autoentrepreneurs, il faut se concentrer sur les logiciels qui proposent des simplifications de vos formalités administratives quotidiennes. Cliquez ici pour plus d’information.
Choisissez un logiciel conforme aux normes antifraude
La législation française exige des règles aux entreprises concernant la facturation. Ainsi vous devez choisir un logiciel qui suit ces règles de conformité pour éviter les soucis avec les autorités. Vous devez compter par exemple la loi antifraude. Cette conformité est un critère important à considérer, car il est interdit d’utiliser un outil non certifié sous peine d’amande de 7 500 £. Si vous ne réalisez pas de changement dans les 60 jours après la confirmation de la non-conformité de votre logiciel de facturation, vous vous exposez à un second paiement d’amende du même somme. C’est la raison pour laquelle il faut bien s’informer avant de prendre une décision sur cet outil. Vous devez vérifier qu’il a suivi la certification LNE ou la certification NF-525. Il faut contrôler également que le processus gestion commerciale du logiciel permet à figurer certains éléments précis, car la loi l’impose. La facture doit indiquer la date, le numéro de facture, l’identité du client, la date de livraison, l’identité du prestataire du service ou le vendeur ainsi que la désignation précise du produit.
Critère de choix : la personnalisation du logiciel
L’autre critère essentiel de votre choix est la capacité de personnalisation du logiciel, car vos factures expriment votre image de marque. Ainsi, elles doivent être personnalisées et traiter directement en automatisant la gestion des contacts. De plus, la personnalisation de l’erp gestion commerciale doit pouvoir vous offrir la possibilité d’insérer votre charte graphique (surtout votre logo et vos couleurs). Elle doit être capable aussi d’éditer des factures différentes selon le type de produit ou de prestation, de client (professionnel ou particulier). Et éventuellement, il faut pouvoir préenregistrer vos prestations et vos produits afin de gagner plus de temps. Une telle facture vous permet de justifier vos produits et de mettre en valeur la qualité de vos produits et vos prestations. En effet, éviter d’opter pour un logiciel fermé qui fournit des factures ennuyeuses contenant un peu des informations obligatoires.